Zasady wystawiania e-faktur

E-faktura, a więc faktura w formie elektronicznej nie jest rzeczą nową. Mimo, że większość jej kwestii zostało ściśle wyjaśnionych dopiero w 2014 roku, występowała one w obrocie gospodarczym już wcześniej. E-faktury to niezwykle przydatne, a zarazem praktyczne narzędzie pozwalające zaoszczędzić nie tylko czas, ale również pieniądze.

E-fakturą nazywamy fakturę elektroniczną charakteryzująca się tym, iż wszystkie zawarte na niej dane zapisane są w formacie cyfrowym. Uwaga! Nie każda faktura utworzona w formie elektronicznej jest e-fakturą. Przykładem może być faktura stworzona za pośrednictwem oprogramowania księgowego, wydrukowana oraz wysyłana w formie papierowej.

Przedsiębiorca, który decyduje się na zastąpienie papierowych faktur, fakturami elektronicznymi musi mieć na uwadze, że e-faktura zawiera te same elementy, jakie jej tradycyjna wersja. Mowa tu o: dacie wystawienia dokumenty, indywidualnym numerze faktury, danych podatnika oraz nabywcy, numerze identyfikującym podatnika oraz nabywcę, dacie finalizacji usługi (jeżeli jest ona inna, aniżeli data wystawienia faktury), nazwie usługi, jednostce dostarczonych usług, cenie jednostkowej usługi netto, kosztach rabatów, wartości wykonanych usług netto, stawce podatku, sumie wartości sprzedaży netto, kwocie podatku oraz kwocie należności ogółem. Mówiąc prościej, na e-fakturze znajduje się wszystko to, co na zwykłej fakturze.

E-faktura może zostać wystawiona w dowolnej walucie – nie tylko w złotówkach. Nie jest ważne, czy dokument kierowany jest do krajowego, czy też zagranicznego kontrahenta. Uwaga! Jeżeli zdecydujemy się wystawić e-fakturę winnej walucie, aniżeli polskiej, musimy mieć na uwadze fakt, że kwota podatku VAT zawsze wykazywana jest w złotówkach (zgodnie z ustawą o VAT). Wszystkie kwoty na fakturze zaokrąglane są do pełnych groszy, zaś wartości poniżej 0,5 grosza są całkowicie pomijane (powyżej – zaokrąglane do 1 grosza).

Przedsiębiorca może, ale nie musi zamieścić na fakturze numer PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług).

E-faktura zaliczana jest do grupy dokumentów przesyłanych drogą elektroniczną. Przedsiębiorca może również wysyłać za pośrednictwem Internetu inne dokumenty np. wniosek CEIDG-1, roczna e-deklaracja, deklarację VAT-7/VAT-7K, rozliczenia celne etc. W przypadku e-faktury, termin jej wystawienia jest taki sam, jak dla faktury papierowej – do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Jeżeli usługa została wykonana przed chociażby częścią zapłaty, podatnik zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej ( do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zapłaty).