Błędnie zaprogramowana stawka VAT w kasie fiskalnej

Kwestię błędnego zaprogramowania stawki VAT w kasie fiskalnej najlepiej omówić na przykładzie. Sytuacja hipotetyczna: firma korzystająca ze zwolnienia podmiotowego VAT ewidencjonuje przychody przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Za sprawą pomyłki jednostki serwisującej, sprzedaż, która miała być zwolniona z VAT została obłożona 23-procentową stawką VAT. W jaki sposób najszybciej dokonać sprostowania oraz czy niezbędne jest rozliczenie błędnie naliczonego podatku?

Sposób ewidencjonowania obrotów w kasie fiskalnej podatnika u jednostek zwolnionych z podatku VAT jest ściśle określony w „§ 4 rozporządzeniu w sprawie kas: „Podatnicy, o których mowa w art. 111 ust. 5 ustawy, ewidencjonują wartość sprzedaży jako sprzedaż zwolnioną”. Art. 111 ust. 5 wskazuje, iż: „W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty określonej w ust. 4 na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika”. Należy przytoczyć tu również wspomniany art. 113 ust. 1 oraz ust. 9: „Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 150.000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku” oraz „Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika rozpoczynającego w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności określonych w art. 5, jeżeli przewidywana przez niego wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty określonej w ust. 1”. Zgodnie z powyższym wspomniana w przykładzie firma winna posiadać kasę fiskalną, której pamięć zaprogramowano na zwolnienie z obowiązku płacenia VAT. Art. 111. § 3a pkt 1 ustawy o VAT oraz § 6 ust. 1 pkt 1 wspomnianego wyżej rozporządzenia wskazuje, że podatnik zmuszony jest drukować paragon fiskalny bądź fakturę z każdej sprzedaży i dodatkowo dawać taki sam dokument nabywcy.

Kasy, w tym również kasa rejestrująca, zostały stworzone tak, aby podatnik nie mógł w żaden sposób ingerować w ich pamięć fiskalną. Dane raz wprowadzone do urządzenia nie są możliwe do późniejszej modyfikacji. Korekta danej transakcji jest możliwa wyłącznie przed wydrukowaniem dowodu zakupu, a więc przed zapisaniem danych w pamięci fiskalnej urządzenia. Należy zauważyć, że zakaz ingerencji w pamięć fiskalną urządzenia nie jest równoznaczny z zakazem korekty transakcji sprzedaży. To dokumentacja kasowa nie podlega korekcie, nie zaś sama sprzedaż.

Możliwe jest dokonanie korekty sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej za pomocą urządzeń księgowych. Zasady prowadzenia ewidencji dokumentacji zawierającej różnice między sprzedażą zapisaną w pamięci kasy fiskalnej, a sprzedażą rzeczywistą zostały uwzględnione w § 3 ust. 4 oraz 5. Korekta ewidencji w momencie wystąpienia oczywistej pomyłki winna odbyć się niezwłocznie przez ujęciu w specjalnej ewidencji:

• Błędnie zewidencjonowanej sprzedaży oraz
• Zwięzłego opisu przyczyny/okoliczności popełnienia błędu.

Do dokumentów należy dołożyć również oryginał paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, podczas której doszło do pomyłki. Uwaga! Podatnik zmuszony jest do ponownego zewidencjonowania sprzedaży w prawidłowy sposób!

Jeżeli podatnik zorientował się o błędzie w późniejszym terminie, a nie niezwłocznie po jego zaistnieniu, jest on obowiązany do dokonaniu korekty w oparciu o dane znajdujące się w pamięci kasy oraz kopie paragonów. Nadrzędnym dowodem w tej sprawie jest oczywiście fakt posiadania statusu podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT.

Kiedy podatnik zmuszony jest zapłacić VAT za dokonane błędy?

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o podatku VAT sankcyjny charakter zapłaty podatku jest egzekwowany wyłącznie wtedy, gdy kwota podatku została wykazana na fakturze. Jeżeli podatnik wystawiał inny dokument sprzedaży np. paragon, po korekcie błędów nadal jest od zwolniony od podatku VAT – mimo ujęcia jego kwoty na paragonie.

Błędna stawka VAT na paragonie fiskalnym