Refakturowanie kosztów na kontrahenta zagranicznego UE

O refakturowaniu usług kontrahenta z UE można mówić w dwóch przypadkach: gdy poniesione wydatki refakturowane są na rzecz kontrahenta z UE, a polski podmiot nie świadczył na jego rzecz żadnych usług oraz gdy poniesione wydatki refakturowane są na rzecz kontrahenta z UE, a polski podmiot świadczył na jego rzecz usługi.

Aby zgłębić temat refakturowania i związane z tym kwestie prawne, warto posłużyć się przykładem. Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie spółka X z o. o. ponosi pewne wydatki, odnoszące się do spółki matki np. koszty hoteli. Wszystkie poniesione wydatki refakturowane są na głównego, a zarazem jedynego udziałowca spółki, zamieszkałego w Niemczech. Jak refakturować wydatki? Czy należy uwzględnić polski podatek VAT, wziąć pod uwagę kwotę brutto czy netto? Jakimi kontami się posłużyć?

Po pierwsze, a zarazem najważniejsze: refakturowanie wydatków musi być ujęte w ewidencji VAT. Wynika o nie tylko z polskich przepisów, ale również dyrektyw unijnych. Refakturowanie samo w sobie oznacza świadczenie usług. O tym, czy będzie to kwota brutto czy tez netto decydują strony, których sprawa dotyczy.

UWAGA! W polskiej ustawie o VAT pojęcie refakturowania NIE ISTNIEJE. W orzecznictwach odnosi się ono do „przeniesienia” faktury pierwotnej na inny podmiot. Zmiany wprowadzane są wyłącznie w danych sprzedawcy oraz nabywcy.

Nurtujące kwestie związane z refakturowaniem reguluje Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatkowego od wartości dodanej. Przepisy te nie tylko mówią o refakturowaniu, ale wskazują na to, jaki podatek VAT ma być uwzględniony. Podatnik działający we własnym imieniu, aczkolwiek na rachunek osoby trzeciej nawet, jeśli usługi refakturuje, sam świadczy usługę.

O tym czy faktura winna zawierać polski podatek VAT czy też nie mówi, zatem miejsce świadczenia usługi.

Przykładowo: jeśli chodzi o usługi hotelowe, czyli usługi noclegowe, miejscem świadczenia jest miejsce położenia nieruchomości, a więc hotelu. Miejscem opodatkowania będzie, zatem terytorium kraju, w którym dany hotel czy punkt noclegowy się znajduje. Obciążając kontrahenta zagranicznego, należy doliczyć podatek VAT. W zapisie umowy winien znaleźć się zapis, czy obydwie strony chcą go doliczyć do kwoty brutto czy netto. W kwestii prawnej jest to zupełnie obojętne. Kolejny przykład: usługi tłumaczeń. Ustawa o VAT mówi, iż miejscem świadczenia usług jest kraj nabywcy. W przypadku spółki X nabywcą jest, zatem główny udziałowiec. W tym przypadku VAT nie jest doliczany, gdyż miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium RP.

UWAGA! Do podstawy opodatkowania nie wlicza się zwrotów wydatków, wypłaconych na nazwisko i rachunek osobisty nabywcy, wpisanych na rachunkach przejściowych. Nieujmowanie faktur w ewidencji VAT możliwe jest wtedy, gdy faktury te są od początku wystawiane na podmiot zagraniczny.

Powyższe dotyczyło refakturowania wydatków poniesionych na rzecz kontrahenta z UE, w przypadku, gdy polski podmiot nie świadczył na rzecz jego żadnych usług. Poniższa sytuacja natomiast, dotyczy refakturowania wydatków poniesionych na rzecz kontrahenta z UE, w przypadku, gdy polski podmiot świadczy jego rzecz usługi.

Kolejny przykład: polska spółka X świadczy usługi na rzecz kontrahenta z Wielkiej Brytanii. Jej pracownicy w celu wykonania tejże usługi ponoszą wydatki np. noclegu. Jak wygląda kwestia refakturowania tych wydatków z podatkiem VAT?

W tym przypadku refakturowanie nie jest konieczne – wystarczy wystawić fakturę, na której uwzględnione zostanie wynagrodzenie za dodatkowe wydatki. Oczywiście powinno być to poprzedzone odpowiednią umową. Zarówno polskie, jak i unijne przepisy nie rozwiązują kwestii opodatkowania pakietu usług. W wyroku z dnia 27 października 2005 r., sygn. akt C 41/04, ETS stwierdził, iż możliwe jest zastosowanie podatku VAT wtedy, gdy dwie bądź więcej usług wykonanych przez podatnika na rzecz nabywcy są ze sobą ściśle związane, a ich rozdzielenie nie miałoby sensu. W wyroku z dnia 27 października 2005 r., sygn. akt C 41/04, przeczytać możemy, że ustalenie czy podatnik świadczył na rzecz klienta kilka czy też jedną usługę, zależy od cech transakcji.