Jednolity Plik Kontrolny – pora przygotować się na kontrolę

Uwaga! Już w tym roku w życie wchodzi poprawka do Ordynacji podatkowej. Nowe zarządzenie Ministerstwa Finansów obliguje duże przedsiębiorstwa do regularnego przekazywania szczegółowych danych podatkowych, dotyczących prowadzonego biznesu. Przepisy nie pomijają również mniejszych firm – mikroprzedsiębiorstwa będą musiały przesyłać dane dotyczące ewidencji VAT od początku 2018 roku, zaś małe i średnie już od pierwszego stycznia następnego roku. Raportowanie określonych informacji będzie odbywało się za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Obowiązek prowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego, a więc ustandaryzowanego pliku na potrzeby organów podatkowych dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od branży czy też ich wielkości – mikro, małych, średnich oraz dużych. Co miesiąc każda firma będzie zobowiązana do przekazywania określonej jednostce rejestru VAT. W zależności od jej wielkości, przepisy te wejdą w życie w innym czasie. Mikroprzedsiębiorstwa muszą rozpocząć prowadzenie rejestru VAT od 1 stycznia 2018 roku, małe oraz średnie przedsiębiorstwa od 1 stycznia 2017 roku zaś duże przedsiębiorstwa od 1 lipca bieżącego roku. Całościowy Jednolity Plik Kontrolny będzie do wglądu na żądanie organu podatkowego. Mikro, małe oraz średnie przedsiębiorstwa mają obowiązek rozpocząć prowadzenie całości JPK od 1 lipca 2018 roku, zaś duże przedsiębiorstwa od 1 lipca bieżącego roku.

Jednolity Plik Kontrolny obejmie swoim zakresem siedem podstawowych struktur logicznych: księgi rachunkowe, wyciągi bankowe, operacje magazynowe, rejestry VAT, faktury VAT, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także ewidencję przychodów. Firmy, które jeszcze nie rozpoczęły zmian w systemach informatycznych mają mało czasu. Zgodnie z podstawą prawną, ustawa Ordynacja Podatkowa art. 193 a raportowane będą księgi podatkowe oraz dowody księgowe. Formy raportowania uwzględniają wyłącznie środki komunikacji elektronicznej i informatyczne nośniki danych, zaś same pliki muszą być w formacie XML.

Obowiązek prowadzenia JPK może być dla wielu przedsiębiorców uciążliwy, zwłaszcza na samym początku. Pierwszym krokiem pracodawcy winno być dokładne przeanalizowanie od kiedy powstaje obowiązek generacji Jednolitego Pliku Kontrolnego. Największe problemy mają jednostki, w przypadku których zegar zaczął tykać z dniem 1 lipca bieżącego roku. Następnie należy sprawdzić procedury firmowe pod kontem raportowania zgodnie ze standardem JPK. Bez wątpienia nie odbędzie się bez audytu systemów IT. W wielu przypadkach firmy pracują w oparciu o przestarzałe oprogramowanie. Końcowo każdy przedsiębiorca będzie musiał zaktualizować systemy tak by możliwe było wygenerowanie pliku JPK.

Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli raportowanie z dniem 1 lipca bieżącego roku muszą zmierzyć się z kilkoma nieścisłościami. Nie wiadomo jeszcze w jaki sposób Jednolity Plik Kontrolny będzie udostępniany organowi kontrolującemu, a także jak ten organ będzie zabezpieczał poufne dane firmy. Nie istnieje również platforma testowa, pozwalająca sprawdzić poprawność działania wygenerowanego pliku.